Interne Meldestelle gemäß Hinweisgeberschutzgesetz

Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes

Die „Whistleblowerrichtlinie“ (EU/2019/1937) hätte von allen EU-Mitgliedsstaaten zum 17.12.2021 durch Verabschiedung eines nationalen Gesetzes umgesetzt werden müssen. Deutschland hat – wie andere Mitgliedsstaaten auch - die Umsetzungsfrist versäumt (ein Vertragsverletzungsverfahren wurde eingeleitet).

Aktuell befindet sich Deutschland noch im Gesetzgebungsverfahren für das HinSchG. Der Deutsche Bundestag hat in seiner 77. Sitzung am 16. Dezember 2022 einen vorgelegten Entwurf beschlossen. Da das Gesetz auch die Interessen der Bundeländer betrifft, musste vor der Ausfertigung und Verkündigung jedoch der Deutsche Bundesrat entsprechend zustimmen. Dieser hat in seiner 1030. Sitzung am 10.02.2023 dem Gesetz seine Zustimmung verweigert. Das Gesetz wird nun aller Voraussicht nach in den s.g. Vermittlungsausschuss gehen, indem nach einem Kompromiss gesucht wird.

Unsere Leistung berücksichtigt den aktuellen Entwurf des Gesetzes, wie ihn der Deutsche Bundestag beschlossen hat. Soweit dieser im Gesetzgebungsverfahren noch verändert wird, werden wir unser Leistungsportfolio unverzüglich anpassen. Aufgrund der verbindlichen Vorgaben der EU-Richtlinie gehen wir davon aus, dass die wesentlichen gesetzlichen Vorgaben im vom Bundestag beschlossenen Gesetz weitgehend unverändert Eingang in das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) finden werden. Die Kritik der Bundesländer betraf insbesondere die Erweiterung des Anwendungsbereichs über die Vorgaben der EU-Richtlinie hinaus, sowie die Möglichkeit einer anonymen Meldung, die ebenfalls nicht zwingend europarechtlich vorgegeben ist. Eine Erweiterung der Verpflichtung im Gesetz durch den Vermittlungsausschuss ist insoweit nicht zu erwarten.

Aktuell ist mit kurzen Umsetzungsfristen zu rechnen. Ausnahme: Privatwirtschaftliche Unternehmen mit 50-249 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle voraussichtlich erst Ende 2023 einrichten. Gleichwohl kann es sinnvoll sein, die (externe) interne Meldestelle nebst Meldekanal schon jetzt einzurichten.

Wer benötigt eine interne Meldestelle?

Alle öffentlichen Stellen sowie privatwirtschaftliche Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern müssen eine interne Meldestelle einrichten. Bei Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten muss dies innerhalb der Privatwirtschaft voraussichtlich erst bis Ende 2023 erfolgen. Die interne Meldestelle muss unabhängig und hinreichend fachkundig sein. Und über die interne Meldestelle muss eine vertrauliche Meldung und Bearbeitung eingehender Hinweise sichergestellt werden.

Was kann an die interne Meldestelle gemeldet werden?

Grundsätzlich kann an die interne Meldestelle alles gemeldet werden. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) findet aber nur auf Rechtsverstöße aus bestimmten beruflichen Bereichen der meldenden Person Anwendung. Die interne Meldestelle prüft, ob eine Meldung in diesen Anwendungsbereich fällt. Ist dies der Fall, muss die interne Meldestelle tätig werden. Fällt die Meldung nicht in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), so hängt es von den unternehmensinternen Vorgaben ab, inwiefern diesen gleichwohl nachgegangen werden soll. Entsprechend wird die interne Meldestelle die Meldung zurückweisen oder bearbeiten.

Folgende Bereiche für Rechtsverstöße sind gemäß Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) von besonderer Relevanz:

• öffentliches Auftragswesen
• Finanzsektor (inklusive Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung)
• Produktsicherheit und -konformität
• Umweltschutz
• Lebensmittelsicherheit und Tierschutz
• öffentliche Gesundheit
• Verbraucherschutz
• Datenschutz
• Finanz- und Steuerrecht
• Straf- und Bußgeldrecht
• Verkehrsrecht (inklusive Straße, Schiene, Wasser und Luft)

Nach dem Regierungsentwurf muss eine interne Meldestelle zumindest den eigenen Beschäftigten und dem Beschäftigungsgeber überlassenen Leiharbeitnehmer*innen zur Verfügung stehen. Die zur Einrichtung verpflichtete Stelle soll dabei selbst entscheiden können, ob sie das Hinweisgebersystem dann auch für Personen öffnen möchte, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit ihr in Kontakt stehen.

Aufgaben der unabhängigen internen Meldestelle

Die internen Meldestellen betreiben geeignete Meldekanäle (z.B. Meldeportal, Hotline) und gewährleisten die gesetzlichen Vorgaben zur Vertraulichkeit und Dokumentation. Sie prüfen mit Fachkompetenz, ob ein gemeldeter Verstoß in den Anwendungsbereich des Hinweisgeber-schutzgesetzes (HinSchG) fällt und hinreichend stichhaltig ist. Sie hält den Kontakt zur hinweisgebenden Person, ersuchen diese erforderlichenfalls um weitere Informationen und ergreifen angemessene Folgemaßnahmen. Diese können insbesondere bestehen aus:

• interne Untersuchungen beim Beschäftigungsgeber
• Verweis der hinweisgebenden Person an andere zuständige Stellen
• Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder anderen Gründen
• Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Behörde

Die Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person spätestens nach drei Monaten Rückmeldung.

Warum Scheja & Partner als interne Meldestelle

Die Aufgaben der internen Meldestelle können durch unabhängige und fachkundige Dritte übernommen werden. Beim Betreiben des Meldekanals ist die gebotene Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Denn aufgrund der rechtlichen Komplexität der nach Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zu bearbeitenden Meldungen empfiehlt es sich, im Umgang mit vertraulichen Informationen versierte Experten mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen. Als Datenschutzbeauftragte sind wir von Scheja und Partner gewohnt unabhängig zu agieren. Zudem hat das Datenschutzrecht als „Querschnittsmaterie“ zahlreiche Bezüge zum Schutzbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Diese Erfahrungen und Qualifikation weisen unsere Rechtsanwält*innen auf.

Alle Informationen, die wir als interne Meldestelle erhalten, werden mit größter Sorgfalt und unter Wahrung höchster Sicherheitsstandards sowie unter Zuhilfenahme eines professionellen Hinweisgeberschutzsystems bearbeitet. Dabei gewährleisten wir eine vertrauensvolle Kooperation mit der Unternehmensführung bzw. Behördenleitung.

Vorteile des Hinweisgebersystems von Scheja und Partner: